PROCEDIMIENTO Y FLUJOGRAMA DE LAS ÓRDENES DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS DE LA UNIDAD DE COMPRAS Y ALMACÉN

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

Flujograma Horizontal: Representado de izquierda a derecha.

Impacto en la Comunidad.

Fueron recibidas en nuestras instalaciones un grupo de jóvenes quienes venían con una propuesta de ejecución de un proyecto de investigación participativa, observando mediante visitas los distintos procesos administrativos para dar solución a alguna problemática existente que fuese factible y a su vez viable, diseñando propuestas y planes para la mejor solución al problema a atacar.

           

            El objetivo principal era la elaboración de un Flujograma donde se detallara el Procedimiento y la secuencia de las actividades desempeñada en la unidad. Un registro de todo el proceso, el cual  poseemos un conocimiento empírico pero no contábamos con nada por escrito, es decir un documento plasmado de manera detallada. Por lo tanto podemos afirmar que se cumple con este objetivo ya que mediante una ardua labor  contamos con este material.

            La elaboración de este Procedimiento y  Flujograma  impacta de forma positiva principalmente al Instituto Nacional del Turismo (INATUR),  ya que las demás unidades que conforman el mismo conocerán de forma amplia y detallada nuestra labor como también nuestras funciones evitando confusiones a la hora de dar y recibir información, aprovechando de forma racional el tiempo y los recursos para alcanzar de forma exitosa los objetivos y la Visión propuesta por la Institución.

            Posee un impacto positivo para la Unidad de Compras y Almacén ya que ahora contamos con este Procedimiento y Flujograma plasmado el cual queda estipulado en físico para que cualquier integrante de la unidad desarrolle sus actividades de acuerdo a  los pasos allí concertados, evitando la improvisación y garantizando el cumplimiento efectivo de los objetivos de la unidad. Es importante señalar que también nos facilita la inducción y capacitación al personal nuevo ingreso que pueda de forma rápida y concreta  comprender todo el procedimiento necesario para la adquisición de Bienes y Servicios.

            En lo personal la implementación de este Flujograma donde se detalla el procedimiento,  me permite ahorrar tiempo en cuanto a la inducción  del personal a ingresar en la gerencia de Administración y Finazas se refiere ya que ahora están mejor integradas y definidas las funciones, que es lo que se debe hacer y en que momento debe ejecutarse para así adminístranos de forma racional el trabajo,  definiendo cada uno las actividades a cumplir.

            La respuesta del grupo de investigadores fue eficiente ya que cumpliendo con lo que se planifico en un principio, observando nuestro procedimiento y plasmándolo de manera clara y precisa en un Flujograma, algo que nació directamente de los investigadores que solo es logrado mediante un análisis del caso y disciplina.

Experiencia de los Participantes.

La elaboración de este proyecto comunitario fue de gran impacto tanto en la comunidad atendida, Instituto para el Turismo específicamente en la Unidad de Compras y Almacén, como para el grupo de investigadores, dejando a su paso grandes experiencias como también aprendizajes, los cuales constituyeron la herramienta fundamental para el logro de nuestros objetivos.

            Principalmente fue una labor que permitió unificar a los investigadores con una entidad pública, conociendo la realidad de una institución, los mecanismos y procedimientos para llevar a cabo cualquier labor que allí se desempeña. Así mismo es importante destacar la integración que hubo con los integrantes de la unidad de Compra y Almacén y el grupo de investigadores tornándose un ambiente de  confianza,  respeto, tolerancia y solidaridad, ambos con un fin común, dar solución a una problemática existente.

            De igual forma se logra captar la atención de la unidad estudiada, donde se puso en manifiesto la realidad social que allí se presentaba y aun se presentan en otras unidades, sirviendo este proyecto como modelo para el desarrollo y elaboración de manuales de procedimientos en las áreas que aún no cuentan con el mismo.

Debido al desarrollo de este proyecto teniendo como propuesta la elaboración de un flujograma donde a su vez se detallen los procedimientos para la ejecución de las actividades, se logra incursionar e involucrarnos con la carrera en la cual nos estamos especializando (Administración), fortaleciendo un nuevo modelo académico comprometido con la inclusión y la transformación social.

           

Teniendo como respaldo la misión Alma Mater siendo este un programa gubernamental  venezolano creado principalmente con el objetivo de impulsar la transformación de la educación universitaria venezolana, en función de las líneas estratégicas del proyecto nacional Simón Bolívar, garantizando el derecho de todas y todos  a una educación superior de calidad.

            Así mismo nos permitió conocer la metodología,  procedimiento y pasos para la elaboración de un proyecto comunitario, el cual va enfocado en la observación para el desarrollo de un diagnostico participativo, donde se busca dar solución a una problemática real, generando respuesta inmediata a la comunidad atendida, vinculándonos con lo social y lo participativo y bajo los principios de la cooperación solidaria.

            Es importante destacar que el proyecto comunitario permitió desarrollar la interdisciplinariedad, el cual cada uno de los investigadores lo puso en práctica, comprometiéndose en su plenitud con la unidad de Compras y Almacén, así como documentarse para que la respuesta a la problemática se generara de forma eficiente.

PLAN DE ACCION

Instrumento gerenciales de programación y control de la ejecución anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo las dependencias para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el Plan Estratégico.

RELACION DEL PROYECTO CON LAS LINEAS ESTRATEGICAS DEL PLAN DE LA NACION SIMON BOLIVAR

Proyecto Nacional Simón Bolívar (2007-2013) expresa que:

La Democracia protagónica Revolucionaria es la expresión genuina y autentica de la verdadera democracia.

Los espacios públicos y privados se consideraran complementarios y no separados y contrapuestos como en la ideología liberal.

Es necesario que los individuos se organicen para lograr las ventajas que otorgan la asociación corporativa, es decir, transformar su debilidad individual en fuerza colectiva, teniendo en cuenta que el establecimiento de la organización no implicará menoscabo de la independencia, autonomía, libertad y poder originario del individuo (p.41).

Tomando en cuenta el ámbito Político, este proyecto se fundamenta con los lineamientos emanados por el Presidente de la República Bolivariana de Venezuela Hugo Rafael Chávez Frías, que expresa que los Ministerios y sus Institutos suscriptos deben trabajar en función a lo que se establece  en el Proyecto Nacional Simón Bolívar donde deberán Construir y trabajar con la estructura institucional necesaria para el desarrollo del poder popular, a través de la creación de canales regulares directos entre el poder popular y el resto de los poderes. Así mismo como fortalecer y crear mecanismos institucionales que privilegien la participación popular.

Con nuestra participación en la elaboración de un Procedimiento y Flujograma que se realizó en conjunto con el personal que labora en la Unidad de Compra y Almacén de INATUR, se puede constatar el cumplimiento de estos lineamientos ya que se laboró una estructura procedimental para la organización de dicha Unidad.

JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACION

El presente proyecto surge de la necesidad de organizar mediante el diseño de un flujograma el procedimiento de Compras de Bines y Servicios en el Instituto Nacional de Turismo (INATUR), adscrito al Ministerio del Poder Popular para el Turismo, específicamente en la Oficina de Administración y finanzas, donde se encuentra la Unidad de Compra y Almacén la cual requiere de procedimientos administrativos, que deben ser llevados a cabo en el proceso de las órdenes  de compra, para así cumplir con los Reglamentos establecidos en la Ley Orgánica de la Administración Pública, en la Ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativos, el Proyecto Simón Bolívar, y las  Teorías de Pensadores de la Administración.

Desde el punto de vista Administrativo este proyecto es importante debido a que se quiere lograr una organización del funcionamiento, en cuanto a la operatividad de la unidad de compra y almacén. A su vez también se lograra fortalecer el ambiente de trabajo entre los trabajadores debido a que, el personal que ejecute las funciones presente en el Flujograma tendrá claridad en las tareas a realizar y no tendrá que verse en la obligación de ocupar a otras personas porque esta adiestrado de alguna forma con la aplicación del Flujograma.

Según Münch, G (2006). Dice que la Organización “es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposiciones, correlación y agrupamiento de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social” (pág. 14)

La organización es importante para cualquier organismo público o privado ya que con la determinación de jerarquías se puede simplificar las funciones que deban ejecutar los empleados, y así lograr con eficiencia y eficacia los objetivos y metas que se han planteado en el organismo, los empleados tendrán plasmado todos los pasos que deberán ejecutar sin tener que saltarse ningunos de los procedimientos establecidos. Para lograr el desarrollo de cualquier empresa se debe tomar en cuenta la estructura organizativa de los procedimientos y así garantizar el bienestar de las unidades de la institución, promoviéndolos hacia la excelencia y a un mejor rendimiento laboral, evaluando los resultados que se desean obtener más adelante.

         En nuestro proyecto se Supervisara y evaluara la continuidad del procedimiento y Flujograma propuesto.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

Objetivo General:

Elaborar el Procedimiento y Flujograma de las Órdenes de Compra de Bienes y Servicios de la Oficina de Administración y Finanzas específicamente en la Unidad de Compra de Bienes y Almacén del Instituto Nacional del Turismo (INATUR).

Objetivos Específicos:

1) Definir las Actividades del Procedimiento de las Órdenes de Compra de Bienes y Servicios de la Oficina de Administración y Finanzas específicamente en la Unidad de Compra de Bienes y Almacén del Instituto Nacional del Turismo (INATUR).

2) Diagramar el Flujograma del Procedimiento de las Órdenes de Compra de Bienes y Servicios de la Oficina de Administración y Finanzas específicamente en la Unidad de Compra y Almacén del Instituto Nacional del Turismo (INATUR).